Copropriété – Reprise d’un syndic bénévole dans le quartier Saint-Vincent

Reprise d’un syndic bénévole dans le quartier Saint-Vincent

Un syndic bénévole qui ne souhaite plus assumer la responsabilité de la gestion de la copropriété de 12 lots principaux dont il est occupant, dans le quartier Saint Vincent au Havre, nous contacte pour prendre suite à son mandat.

#1 – Rencontre avec le conseil syndical et élection lors de l’Assemblée Générale

Visite de la copropriété :
Nous réalisons une première visite des communs, sur place : entrée de l’immeuble, escaliers, cour intérieure, celliers, état général du bâtiment, nombre de lots principaux et secondaires. Le syndic actuel nous indique quels sont les travaux envisagés (changement du système de fermeture de la porte d’entrée et éclairage dans les communs) et les points d’amélioration que les copropriétaires souhaitent pour l’avenir (meilleure gestion des poubelles et nettoyage des celliers extérieurs).

Élection lors de l’Assemblée Générale :
Sur la base de ces informations nous proposons une offre de contrat de syndic d’une durée d’un an aux membres du conseil syndical. En parallèle, nous aidons le syndic actuel à préparer l’Assemblée Générale annuelle qui évoque la démission de ses fonctions et l’élection d’un syndic professionnel.

#2 – Reprise administrative et comptable de la copropriété

Fraîchement élu par les copropriétaires pour une durée d’un an, nous rencontrons l’ancien syndic pour assurer une reprise du dossier optimal.

Tri des documents et numérisation :
Nous récupérons, trions et archivons l’ensemble des documents relatifs à la copropriété depuis sa création dans les années 1970. L’objectif est de remettre de l’ordre dans des documents parfois anciens et de les intégrer au cloud permettant une sécurisation des fichiers et un accès rapide en cas de besoin.

Application stricte du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division :
à partir des documents triés, nous nous efforçons d’appliquer strictement le règlement de copropriété et notamment la destination des celliers qui servent de remise pour les appartements, certains étant mal attribués.

Reprise de la comptabilité et du compte séparé :
Conformément à la loi ALUR, le compte séparé destiné exclusivement à la copropriété est repris par notre agence, de même que les documents comptables antérieurs.

Immatriculation de la copropriété :
désormais chaque copropriété (même les plus petites) doit s’immatriculer au Registre des Copropriétés, cela est obligatoire et empêche en cas de non-immatriculation les mutations ou les subventions.

Reprise des contrats fournisseurs :
Prise de contact avec l’ensemble des prestataires agissant pour le compte de la copropriété : société de nettoyage, de fourniture d’énergie, d’assurances. L’objectif est de définir clairement l’étendue de chacune des missions et de repérer d’éventuelles sources d’économies potentielles sur ces contrats.

#3 – Une gestion fluide, une communication transparente et optimisée

La mise en place de l’extranet :
Disponible via notre site internet, les copropriétaires ont désormais avoir accès aux contrats, factures et documents relatifs à leur copropriété en un clic. Ce qui améliore la transparence entre syndic et propriétaires.

Un meilleur traitement comptable :
Auparavant les appels de fonds étaient réalisés une fois par an, désormais les appels de fonds sont trimestriels, permettant d’améliorer la trésorerie des copropriétaires

Aide pour les déclarations locatives :
Les copropriétaires non-occupants qui louent leur logement ont désormais chaque année un arrêté de charges précis pour les dépenses de l’exercice fiscal, une ventilation part propriétaire et part locataire des charges, ainsi que la TVA mise à part en cas d’assujettissement à ce régime.

Le passage d’un syndic bénévole vers notre agence permet aujourd’hui à la copropriété d’avoir une comptabilité à jour, d’être informé des dernières lois applicables, d’avoir accès rapidement aux documents et à l’ancien syndic bénévole d’avoir du temps libre pour d’autres activités.

Vous êtes aussi à la recherche d’un nouveau gestionnaire de copropriété,
contactez-nous dès aujourd’hui pour bénéficier de nos offres.